Årsmøter

Innkalling til Årsmøte A/L Veghytta for 2016.      Moss 20.01.2017

 

A/L Veghytta inviterer herved medlemmer til årsmøtet torsdag 02 mars 2017.

Møtet blir avholdt på Hafslund trafikkstasjon kl. 1830.

Saksliste:

Sak 1: Godkjenning av innkalling og saksliste.

Sak 2: Valg av ordstyrer og referent, samt 2 til å skrive under protokollen.

Sak 3. Årsberetning fra styret.

Sak 4: Godkjenning av regnskap og budsjett.

Sak 5: Valg.                           

Sak 6: Innkomne forslag.

 

Innkomne forslag må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet.

Dokumenter til årsmøtet blir sendt ut på epost og lagt ut på vår hjemmeside http://www.veghytta.com senest to uker før årsmøtet.

 

Vel møtt

Styret.

A/L VEGHYTTA

Årsberetning  - 2016

Styret har bestått av:               Espen Midtfjeld                       -formann
                                               Jørn Vidar Eriksen                   -kasserer
                                               Hans Are Dahl                         -sekretær
                                               Trond Gunnar Røhne               -styremedlem
                                               Else-Gro Østgård                    -styremedlem

Vararepresentanter:                Tore Veum                             
                                               Arne Nilsen

 

Drift:
På årsmøtet i 2016, ble det vedtatt at styret skulle selge begge hyttene og investerer i en ny hytte på fjellet.

Hytta på Sjusjøen var disponibel for utleie frem til slutten av april 2016. I denne perioden fikk foreningen inn ca. 18000,- i leieinntekter. I tillegg var det ca. 4000,- som ble innbetalt for leie desember 2015.
Den 27.05.2016 ble hytta på Sjusjøen solgt for 1.6 millioner, med overtagelse 16.06.2016.
I forbindelse med oppgjøret av salget på Sjusjøen, ble lånet i DNB pålydende 286798,- innfridd, slik at foreningen pr. i dag ikke har noe lån.

Hytta på Revebukta var disponibel for medlemmer frem til juni 2016, men er normalt ikke så mye i bruk i denne perioden. Foreningen fikk inn ca. 3500,- i løpet av perioden.
Den 01.06.2016 ble hytta på Revebukta solgt for 3.5 millioner, med overtagelse 14.06.2016.

Som følge av at Revebukta ble solgt, bestemte styret at man også skulle selge båten foreningen disponerte. «Jørgen» ble solgt for 13000,-

I etterkant av at hyttene ble solgt, startet styret prosessen med å kikke etter ny hytte på fjellet. Det ble plukket ut 4-5 aktuelle hytter som ble befart av et utvalg den 01.07.2016.
Den 04.08.2016 ble det undertegnet kjøpekontrakt på Rømåsen 1707, med overtagelse 01.09.2016. Dette var første gangs overtagelse av nybygd hytte som ikke har vært tatt i bruk. Kjøpesum ble avtalt til 3.6 millioner.
I etterkant av kjøpekontrakt, ble det jobbet med anskaffelse av inventar til hytta.

Den 09.09.2016 ble det arrangert dugnad på den nye hytta, hvorav mye av inventaret ble levert og evt. kjøpt inn. I løpet av helgen ble hytta så godt som klargjort for medlemmene, og siden 19.09.2016 har den vært tilgengelig for utleie.

I Perioden 19.09.2016 – 31.12.2016 har vi hatt 48 leiedøgn på hytta og fått inn ca. 14500,- i leieinntekt.

Siden forrige årsmøte er det avholdt 6 styremøter, samt en del korrespondanse via epost.
Det er gjennomført overtagelse av begge hyttene vi har solgt, samt overtagelse av den nye. I tillegg er det gjennomført kontraktsmøte på Lillehammer og i Sarpsborg i forbindelse med salg av hyttene.

Det er også utført en del arbeid med anskaffelse av møbler og inventar til den nye hytta. I tillegg har det vært utført en del arbeid for klargjøring av overtagelse av de gamle hyttene.

Det ble ikke søkt om velferdsmidler fra staten vegvesen i 2016.

 

Vedlikehold:

Det har naturlig nok ikke vært utført vedlikehold på de gamle hyttene pga. salg.

Det har derimot vært utført maling av den nye hytta, da denne kun var påført 1 strøk ved oppføringen. Dette arbeidet ble satt ut på anbud.

I tillegg har det blitt satt bort arbeid for isolering av bod på den nye hytta, satt opp gjerde rundt hytta inkludert port, samt lagt heller ved inngangspartiet på hytta.

Økonomi:

Salget av hyttene ga et godt grunnlag for kjøp av ny hytte, samt investeringer til den nye. Det meste av store investeringer til hytta ble gjort i 2016, samtidig som lån i DNB ble innfridd.

Ved årsslutt disponerer foreningen 790208,26 kroner i DNB.

Styret har i begynnelsen av 2017 søkt skatt øst om fritak for skatt, da vi er en ideell organisasjon. Uten et formelt fritak for skatt, vil foreningen være skattepliktig på normal måte. I skrivende stund er ikke søknaden besvart.

Styrets forslag til vedtak på årsmøtet for 2016 A/L Veghytta

 

Som tidligere annonsert har styret arbeidet med ulike forslag for endring av praksis rundt leie av den nye hytta.

I september 2016 tok Veghytta over den nye hytta på Sjusjøen. Nå som foreningen kun disponerer 1 hytte foreslås det at man endrer litt på rutinene ved utleie av hytta. Dette for å sikre litt mer rullering av leietakere og samtidig få en litt mer «rettferdig» trekning i ferieperiodene.

Styret foreslår derfor at 1. september 2017 er et naturlig tidspunkt for at eventuelt nye regler trer i kraft.

Fra 1. september 2017 foreslås det at det innføres poengsystem for leie av hytta.

  1. Alle betalende medlemmer pr. 31.08.17 tildeles 30 poeng ved oppstart. Det gjøres ikke forskjell på ansenitet osv. da dette blir tilnærmet umulig å gjennomføre. I tillegg anser man det som foreningen starter på nytt med ny hytte, slik at alle stiller likt.
  2. 1. mars hvert år vil alle medlemmer bli tildelt 5 poeng.
  3. Det settes et poeng-tak på 50 poeng.
  4. Nye medlemmer etter 31.08.2017 får tildelt 15 poeng.
  5. Tidligere medlemmer som gjenopptar medlemskapet tar ikke med seg poengene de har mistet.
  6. De som ikke har betalt medlemskontingent innen 1. mars mister sine opptjente poeng.

Det vil være ferietrekninger i følgende perioder:

  • Vinterferien (uke 8). Deles fredag-onsdag og onsdag-søndag.
  • Birkebeinerrennet på ski ( helgen varierer).
  • Påskeferien. Deles fredag-onsdag og onsdag – 2. påskedag.
  • Sommerferien (st.hans helg – skolestart). Fredag-Fredag leie.
  • Høstferien (uke 40). Deles fredag-onsdag og onsdag-søndag.
  • Birkebeinerrittet på sykkel
  • Verdenscupåpning skiskyting (helgen varierer)
  • Jul/Nyttår.

 

 

Det opprettholdes førstemann til mølla-prinsippet i helger/lang weekend, hvor man på forhånd kan booke 1 opphold fra 1. januar og frem til påskeferien, samt 1 opphold fra skolestart og frem til Juleferien.  Oppholdet må være gjennomført før nytt opphold kan bookes på nytt.

Ved tildeling/leie av hytta blir man trukket poeng etter følgende oppsett:

  • Ved forhåndsbooking av helg/ langweekend før 8 ukers frist: Trekkes 7 poeng.
  • For Vinterferien: Trekkes 15 poeng.
  • For Birkebeinerrennet ski: Trekkes 7 poeng.
  • For Påskeferien: Trekkes 15 poeng.
  • For Sommerferien: Trekkes 10 poeng.
  • For Birkebeinerrittet på sykkel 7 poeng.
  • For Høstferien: Trekkes 10 poeng.
  • For Verdenscupåpning skiskyting: Trekkes 7 poeng.
  • For Jul/Nyttår: Trekkes 10 poeng.

 

  • For opphold mandag – torsdag: 0 poeng

Hytta tildeles den med mest poeng. Ved poenglikhet vil det bli trukket mellom de som har like mange poeng.

Medlemmet må minimum ha tilgjengelig det antall poeng som oppholdet trekkes for ved booking eller ved påmelding til trekning.

Poeng tjenes opp på følgende måte:

  • Hvert medlem tildeles 5 poeng ved fornyelse av kontingenten 1. mars.
  • Deltagelse på dugnad organisert av styret godskrives med 2 poeng.
  • Styreverv godtgjøres med 2 poeng. Varamedlemmer mottar ikke poenggodtgjørelse.

Dersom hytta er ledig når ferietrekning er gjort, gjelder førstemann til mølla prinsippet. Hytta leies da uten at det trekkes poeng.
Det samme gjelder dersom man booker hytta når det er mindre enn 8 uker frem til oppholdet.

Punkt 1: Helgen Birkerbeinerrennet på ski arrangeres settes til trekningshelg på hytta (helgen vil variere avhengig av når rennet arrangeres). Trekning settes til 3 mnd. før arrangementet.

Punkt 2: Helgen Birkebeinerrittet på sykkel arrangeres settes til trekningshelg på hytta (helgen vil variere avhengig av når rittet arrangeres). Trekning settes til 3 mnd. før arrangementet.

Punkt 3: Helgen verdenscupåpning i skiskyting arrangeres settes til trekningshelg på hytta (helgen vil variere avhengig av når rennet arrangeres). Trekning settes til 3 mnd. før arrangementet.

Punkt 4: Innføring av poengsystem som beskrevet innledningsvis foreslås vedtatt i sin helhet.